Kontrola kierowców zawodowych - jak się przygotować? Kontrola kierowcy zawodowego: prawo jazdy, dowód rejestracyjny pojazdu i naczepy, list przewozowy (WZ lub CMR), certyfikat euro oraz ewidencję czasu pracy; dokumenty w Polsce, za granicą; przewóz osób, towarów wrażliwych i niebezpiecznych; jakie kary? Kierowca zawodowy powinien być Ewidencja czasu pracy kierowcy jest ważnym elementem zarządzania flotą pojazdów. Przepisy prawa wymagają, aby wszystkie firmy transportowe prowadziły ewidencję czasu pracy kierowców. Ewidencja ta służy do monitorowania i kontrolowania, czy kierowcy przestrzegają obowiązujących przepisów dotyczących czasu pracy. Ewidencja ta musi być przechowywana przez okres co najmniej 2 lat Zwolnienia z ADR dla towarów w ilościach ograniczonych. Zwolnienia spod przepisów umowy ADR polegają na niestosowaniu wszystkich lub tylko niektórych wymagań ADR i ułatwiają realizację transportu oraz obniżają jego koszty (tanie opakowania, nieoznakowane pojazdy czy kierowcy bez zaświadczeń ADR). Niniejsze opracowanie dotyczyć Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy kierowcy, w przypadku, gdy stanowią ją wykresówki? Pozostało jeszcze 81% treści Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów dostęp. System przerywany dla kierowcy wymaga z góry ustalonego rozkładu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby trwającą maksymalnie 5 godzin oraz 6 godzin dla kierowców w przewozach regularnych, jeżeli ich dobowy wymiar czasu pracy nie przekracza 7 godzin. Podczas przerwy kierowca swobodnie dysponuje czasem Przez jaki okres należy przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika zatrudnionego od kilku lat? Pracuje u nas kilka osób. Wszystkie zostały zatrudnione przed 2019 r. – pyta czytelniczka. oCx0. Ewidencja czasu pracy kierowców, jako sposób na optymalizację kosztów pracowniczych. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór). Powstaje zatem pytanie, co jest ewidencją kierowcy wykonującego przewozy pojazdem powyżej 3,5 tony DMC, na które odpowiada art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców: „I. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie: Zapisów na wykresówkach, Wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, Plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, Innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub, Rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4. II. Ewidencję czasu pracy, o której mowa w ust. 1, pracodawca: Udostępnia kierowcy na jego wniosek, Przechowuje przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego.” no images were found Forma ewidencji czasu pracy Powyższa regulacja pozwala, aby to przewoźnik wybrał dokładną formę, w jakiej będzie prowadził ewidencję kierowcy. Najmniej czasochłonnym sposobem wydaje się zatem przechowywanie przez okres 3 lat tzw. danych źródłowych (wykresówek, danych z kart kierowców/pamięci tachografu, zaświadczeń „o dniach wolnych”). Wskazana możliwość, pomimo że prawidłowa, nie jest zalecana przez specjalistów. Należy pamiętać, iż zgodnie z rozporządzeniem MPIPS, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy obejmującą pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także: Dyżury, Urlopy, Zwolnienia od pracy, Inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Ustawa o Czasie Pracy Kierowców daje również możliwość nie ewidencjonowania czasu pracy dla pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, jednak niesie to za sobą pewne niebezpieczeństwa. Pomimo, że przewoźnik zatrudniający kierowców może prowadzić ewidencję przechowując jedynie dane źródłowe, nie sposób pominąć korzyści, jakie daje „pełna” ewidencja czasu pracy, o której mowa w rozporządzeniu MPIPS. Należą do nich: Przechowywanie danych źródłowych przez okres 1 roku, Oddawanie nadgodzin 1-1, Wykorzystanie korzyści wynikających z dłuższego okresu rozliczeniowego, Uelastycznienie czasu pracy poprzez zastosowanie korzystnego planu pracy, Brak obowiązku przechowywania „zaświadczeń o dniach wolnych”, Wiedza na temat dokładnej ilości dodatkowych składników wynagrodzenia, takich jak godziny nadliczbowe, dyżury, godziny nocne, która zabezpiecza przed roszczeniami pracowników oraz ogranicza kary nakładane przez PIP. Przykład Poniżej przykład obrazujący różnice dotyczące rozliczenia pracownika już dla jednego tygodnia pracy, przy zastosowaniu dodatkowej ewidencji w połączeniu z równoważnym system czasu pracy. Tabela 1 Tabela 2 Tabela nr. 1 to rozliczenie godzin pracy kierowcy, dla którego nie została stworzona dodatkowa ewidencja czasu pracy. W takim przypadku norma dobowa obowiązująca pracownika staje się jego dziennym planem pracy i wynosi 8 godzin, czego konsekwencją jest: a) Rozliczenie pracy kierowcy przekraczającej 8 godzin, jako pracy w godzinach nadliczbowych, b) Uzupełnienie w poszczególnych dniach niewypracowanej normy 8 godzin czasem przestoju. W podanym przykładzie pracownik, pomimo, że przepracował rzeczywiście 50 godzin otrzyma wynagrodzenie za: a) 8 dobowych godzin nadliczbowych, b) 8 średniotygodniowych godzin nadliczbowych (wynikających z pracy w niedzielę), c) 6 godzin przestoju, (czyli niewypracowanego planu). Tabela nr. 2 to rozliczenie godzin pracy kierowcy, dla którego stworzona została dodatkowa ewidencja czasu pracy zawierająca rozkład czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie planu dziennego do 12 godzin (system równoważny). W takim przypadku rozliczenie tygodnia wygląda następująco: a) 2 dobowe godziny nadliczbowe, b) 8 średniotygodniowych godzin nadliczbowych (wynikających z pracy w niedzielę), c) 0 godzin przestoju, (czyli niewypracowanego planu). Poprzez zastosowanie elastycznego rozkładu czasu pracy wyeliminowane zostały przestoje oraz o 75% obniżono ilość dobowych godzin nadliczbowych. Przy tak znacznych różnicach wydaje się uzasadnione poświęcenie czasu na tworzenie pełnej ewidencji czasu pracy, która staje się narzędziem do optymalizacji kosztów pracowniczych w firmie transportowej. W przypadku firm wypłacających wynagrodzenie zasadnicze wraz z ryczałtem za godziny nadliczbowe lub ryczałtem za porę nocną, również przydatnym jest tworzenie pełnej ewidencji (mimo braku takiej konieczności). Tworzenie jej pomaga jednak w zweryfikowaniu, czy praca wykonana przez pracownika, została w pełni pokryta wypłaconym ryczałtem. W przypadku, gdy wypłacony ryczałt jest niższy niż rzeczywiście wypracowane wynagrodzenie, konieczne jest jego wyrównanie. Poprawnie wykonana ewidencja czasu pracy kierowców to atut, dzięki któremu przedsiębiorstwo jest w stanie przedstawić dowody świadczące o należytym naliczeniu wynagrodzenia, które mogą być przydatne w przypadkach pozwów pracowniczych o nieprawidłowe naliczanie i wypłacanie wynagrodzenia. Autor: Ireneusz Czulak, Ekspert OCRK Na pracodawców spadł nowy obowiązek. Oprócz akt osobowych będą musieli gromadzić i przechowywać dla każdego pracownika osobno ewidencję czasu pracy oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem. Wiąże się to z wejściem w życie od 1 stycznia 2019 roku Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zakłada ono obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentacji w odpowiedni, wcześniej nie zdefiniowany sposób. Katalog wymaganych dokumentów został znacznie rozszerzony, co powoduje konieczność założenia pracownikom dodatkowych teczek. Jakie dokumenty dotyczące stosunku pracy należy przechowywać dla każdego pracownika osobno? Pierwszą grupą dokumentów, które są wymienione w Rozporządzeniu, są dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy. Zawierają one dane o: liczbie przepracowanych godzin i godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; liczbie godzin nadliczbowych; dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy; wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionym młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Zmiana polega przede wszystkim na uszczegółowieniu zakresu danych. Do tej pory w ewidencji czasu pracy wystarczyło wpisać ilość godzin pracy pracownika. Obecnie należy podać również dokładnie w jakich godzinach była świadczona praca. Od 1 stycznia 2019 roku w ewidencji czasu pracy należy obowiązkowo wskazać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wyraźnie został sformułowany obowiązek oznaczania dni wolnych rodzajem okoliczności, za które zostały udzielone. Nowa ewidencja musi zawierać bardziej szczegółowe dane, a także informację, czy dzień wolny był udzielony za pracę: w wolną sobotę; niedzielę lub święto; w ustalony dzień wolny w harmonogramie czasu pracy; dłuższą pracę, niż wynikającą z harmonogramu pracy w danym dniu. Kodeksowa zasada mówi, że w danym tygodniu przeciętnie pracownik może pracować przez pięć dni, a dwa dni musi mieć wolne. W większości zakładów pracy takim dniem jest sobota, dlatego też należy pamiętać, że jeżeli pracodawca zleci pracownikowi pracę w sobotę nawet, nie w pełnym wymiarze, to i tak musi oddać pracownikowi cały dzień wolny. Praca,, nawet przez jedną godzinę w sobotę lub w inny dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, powoduje konieczność oddania przez pracodawcę całego dnia wolnego. Przykład 1. Pracodawca wezwał pracownika do pracy w wolną sobotę, gdyż zachorowało dwóch innych pracowników i konieczne było przygotowanie dokumentów do kontroli. W zakładzie pracownicy pracują od poniedziałku do piątku, dniem wolnym z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest sobota. W ewidencji czasu pracy pracodawca wpisuje czas pracy w sobotę np. od 7 do 13 oraz notuje, że pracownik w tym dniu wykonał 6 nadgodzin, za które należy się czas wolny albo wynagrodzenie wraz z dodatkiem wynoszącym 100%. W zakładzie pracy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy i pracownik zdecydował, że czas wolny za pracę wykonaną w sobotę chciałby odebrać w następnym miesiącu. W wybranym przez pracownika dniu wolnym w ewidencji czasu pracy pracodawca wpisuje symbol W5, co jednoznacznie wskazuje, jaki to jest rodzaj nieobecności. Przykład 2. W zakładzie pracy nastąpiła awaria cieplika i pracownik został wezwany w niedzielę do pracy w celu usunięcia awarii. Praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku. Czas wolny za pracę w niedzielę należy udzielić pracownikowi w okresie sześciu dni przed pracującą niedzielą lub sześciu dni po. Pracownik uporał się z awarią w 3 godziny, dlatego też w ewidencji czasu pracy pracodawca w tym dniu wpisuje 3 nadgodziny, za które należy pracownikowi się czas wolny lub wynagrodzenie wraz z dodatkiem wysokości 100%. Mimo że pracownik przepracował tylko 3 godziny, należy mu udzielić całego dnia wolnego od pracy. W tym dniu pracodawca wpisuje w ewidencji symbol Wn – co oznacza wolne za pracę w niedzielę. Oprócz informacji o liczbie przepracowanych godzin, godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, ilości nadgodzin i rodzaju dnia wolnego, jakiego udziela pracodawca, w nowej ewidencji należy wykazać także rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Będą to np. zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem ( kp), w ilości dwóch dni lub 16 godzin na rok dla pracowników wychowujących dziecko do lat 14, urlopy okolicznościowe czy zwolnienia od pracy w celu honorowego oddawania krwi. Nie wystarczy bowiem w ewidencji wpisać NU – czyli nieobecność usprawiedliwiona. Należy dokładnie wskazać, czego dotyczyło zwolnienie z pracy. Jakie wnioski pracownika należy gromadzić w ewidencji czasu pracy? W części b dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, od stycznia 2019 roku pracodawca ma obowiązek przechowywać wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania co najmniej jednego dziecka w wieku do lat 14 ( kp); ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty ( kp); stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp); stosowania systemu czasu pracy, w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty i niedziele ( kp); stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania czasu pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art.,140 ¹§ 2 kp); stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹§ 2 kp). Mimo wcześniejszych obaw pracodawców, nie należy przechowywać dodatkowo rozkładów czasu pracy, list obecności czy wniosków urlopowych. Te mogą być nadal przechowywane w zbiorczej formie, a nie dla każdego pracownika osobno. Czy nowy obowiązek obejmie wszystkich pracowników od 1 stycznia 2019 roku? Zgodnie z §19 wcześniej wspomnianego rozporządzenia, omówione przepisy pracodawca musi stosować do pracowników, którzy zostali zatrudnieni od dnia 1 stycznia 2019 roku. Oczywiście pracodawcy mogą stosować ewidencję czasu pracy według nowych zasad dla wszystkich pracowników, ale nie muszą tego robić od razu. Na wprowadzenie nowych zasad mają bowiem 12 miesięcy. Od 29 maja 2022 zaczynają obowiązywać kolejne zmiany wprowadzone Ustawą o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, o której informowaliśmy w lutym. Tym razem zmiany dotyczą obowiązku tworzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Zmienia się treść artykułu 25 Ustawy o czasie pracy kierowców określającego na jakiej podstawie ma być stworzona ewidencja, co ma zawierać oraz jak długo powinna być przechowywana. Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy kierowcy od Ewidencja czasu pracy obejmuje liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy… Największą nowością względem dotychczas prowadzonej ewidencji będzie konieczność wykazywania godzin rozpoczęcia oraz zakończenia dyżurów wraz z informacją czy były pełnione w domu. Dyżurami dla kierowców są najczęściej przerwy w jeździe (np. 45 minut) oraz dyspozycja w zespole. Na jakiej podstawie powinna być wykonana ewidencja czasu pracy? Kolejną zmianą jest konieczność tworzenia ewidencji z uwzględnieniem: 1) zapisów na wykresówkach; 2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego; 3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego; 4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub 5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–3 Nie będzie więc można prowadzić ewidencji w formie plików źródłowych. W jaki sposób i ile czasu przechowywać ewidencję? Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w postaci papierowej lub elektronicznej. Ewidencję czasu pracy pracodawca: 1) udostępnia kierowcy na jego wniosek; 2) przechowuje przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Ewidencja czasu pracy sporządzona przez firmę BRK będzie w pełni zgodna z najnowszymi wymaganiami wynikającymi z przepisów. W/w zmiany w zgodnie z art. 26d dotyczą także ewidencji czasu pracy dla kierowców niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących na jego rzecz oraz samych przedsiębiorców. Należy jednak wziąć pod uwagę, że w tym przypadku ewidencja będzie znacznie uproszczona przez np. brak nadgodzin. Źródło: Ustawa o czasie pracy kierowców: gru 8, 2021 Prowadzenie firmy transportowej to często dość duża odpowiedzialność. Wymaga to od właściciela sporej wiedzy na różne tematy, w tym także znajomości przepisów prawnych regulujących tego typu działalność. Jednym z kluczowych elementów firmy transportowej jest prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy. Jest to obowiązek każdego pracodawcy, który zatrudnia pracownika na podstawie stosunku pracy w swojej firmie. Ponadto wszelkie dokumenty potwierdzające czas pracy kierowców muszą być odpowiednio przechowywane, po to, aby np. podczas kontroli były dostępne dla inspektora. Z tego względu warto zapoznać się dokładnie z tematem, aby nie popełniać błędów i w prawidłowy, zgodny z prawem sposób prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców. Czym jest ewidencja czasu pracy kierowcy? Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest obowiązkiem każdego pracodawcy, który zatrudnia osoby na takim stanowisku. Oczywiście ewidencja czasu pracy odnosi się nie tylko do kierowców, ale i do wszystkich innych pracowników zatrudnianych na podstawie stosunku pracy w danej firmie. Jest ona prowadzona zawsze w sposób indywidualny i odrębny dla każdego kierowcy. Obowiązek ten został nałożony na pracodawców poprzez rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Zgodnie z § 6: „Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy […]”. Jednak czym tak naprawdę jest ewidencja czasu pracy kierowcy? Jest to pewnego rodzaju analiza czasu pracy kierowców prowadzona w formie ewidencji, która pozwala uzyskać pracodawcy wszelkie informacje potrzebne do ustalenia należytego dla danego kierowcy wynagrodzenia. Ponadto analiza ta pozwala zadbać o to, aby pracownik wykonywał swoje obowiązki w czasie zgodnym z wszelkimi przepisami. Karta ewidencji czasu pracy kierowcy wskazuje na: liczbę przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę nadgodzin, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, udzielone dni wolne od pracy, godziny dyżuru, zwolnienia i usprawiedliwienia nieobecności. W jaki sposób można prowadzić ewidencję czasu pracy? Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców szczególnie dla osób początkujących w tym temacie może być dość skomplikowanym zadaniem. Jednak po szczegółowym zapoznaniu się z obowiązującymi przepisami i zasadami, czynność ta staje się zdecydowanie łatwiejsza. Chcąc dowiedzieć się, jak według prawa powinno wyglądać ewidencjonowanie oraz rozliczanie czasu pracy kierowców, należy sięgnąć do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. W artykule 25 można odnaleźć regulacje, które mówią, w jakiej formie pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, których zatrudnia. Mogą to być: zapisy na wykresówkach,wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w poprzednich punktach. Przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowców Każdy pracodawca oprócz prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, jest również zobowiązany do przechowywania tej ewidencji przez określony czas, który ustalony jest przez ustawę z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców. W zależności od formy zatrudnienia okresy te wynoszą odpowiednio: 3 lata po zakończeniu okresu nią objętego w przypadku kierowców będących pracownikami (art. 25 ust. 2 pkt 2)2 lata po zakończeniu okresu nią objętego — w przypadku kierowców samozatrudnionych, Według ustawy są to również kierowcy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych (art. 26e ust. 1) Przechowywanie całej ewidencji czasu pracy kierowców w tym okresie, jest bardzo ważne, ponieważ to właśnie te dokumenty pozwalają na zachowanie bezpieczeństwa prawnego w kontekście ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Inspekcji Transportu Drogowego. Każdy pracodawca na prośbę tych organów jest zobowiązany do udostępnienia wszelkich dokumentów będących formą ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych w danej firmie. Z tego względu tak ważne jest rzetelne i zgodne z obowiązującymi przepisami ewidencjonowanie czasu pracy kierowców. Właściwe rozliczanie czasu pracy kierowców stanowi jeden z najważniejszych elementów działalności firmy transportowej. Do prowadzenia ewidencji w tym zakresie wykorzystywane są nowoczesne systemy monitoringu pozwalające na dokonywanie zdalnych odczytów. Dane pobrane z tych systemów stanowią istotną dokumentację i muszą być właściwie zaksięgowane i przechowywane. Dlaczego należy prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy? Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy jest wymagane przez aktualnie obowiązujące prawo. Aktem prawnym zawierającym wszelkie regulacje w tym zakresie w krajach Unii Europejskiej jest rozporządzenie 561/2006/WE z dnia 15 marca 2006 roku. Przepisy zawarte w rozporządzeniu w sposób jasny określają maksymalny możliwy czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę wraz z minimalnymi okresami odpoczynku, narzucając przy tym obowiązek prowadzenia ewidencji. Wprowadzenie rozporządzenia miało na celu poprawę bezpieczeństwa na drogach i polepszenie warunków pracy zawodowych kierowców. Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy kierowców umożliwia również transparentne stosunki między pracodawcą a pracownikiem, pozwalając unikać nieporozumień w kwestii stawek godzinowych oraz ostatecznej wypłaty za wykonaną pracę. W jaki sposób należy prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy? Zgodnie z przepisami zawartymi w obowiązującym rozporządzeniu czas pracy kierowców musi być mierzony przy pomocy tachografu cyfrowego. Urządzenie to umożliwia przeprowadzenie ewidencji w formie wykresów, które mogą być przechowywane w postaci wydruków bądź plików cyfrowych zapisywanych w pamięci urządzenia lub na karcie kierowcy stanowiącej jego prywatny profil pracowniczy. Dane z tachografów cyfrowych dają możliwość monitorowania między innymi: czasu jazdy przerw wykonywanych w trakcie jazdy innej pracy wykonywanej przez kierowcę stanu licznika w momencie rozpoczęcia i zakończenia jazdy czynności podejmowanych przez kierowców w czasie jazdy w załodze Dzięki tym i innym informacjom zawartym w ewidencji na temat czasu pracy kierowców firma transportowa może w trakcie kontroli sprawowanej przez odpowiednie organy wykazać, że prowadzi usługi przewozowe zgodnie z obowiązującym prawem. W wypadku braku tachografu bądź niewłaściwym z niego korzystaniu skutkującym niepełną ewidencją, firma przewozowa oraz kierowca mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności prawnej. Za brak tachografu cyfrowego w pojeździe grozi kara grzywny w wysokości 3 tysięcy złotych. Przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowcy Pracodawca zatrudniający kierowcę jest zobowiązany do prowadzenia, księgowania i przechowywania ewidencji czasu pracy kierowcy w sposób regulowany odpowiednimi przepisami. Zgodnie z obowiązującym prawem okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców wynosi: 3 lata po zakończeniu stosunku pracy określonego umową w wypadku kierowców będących pracownikami firmy przewozowej zatrudnionymi na mocy umowy o pracę 2 lata po zakończeniu stosunku pracy określonego umową w wypadku kierowców samozatrudnionych oraz zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej W związku z tym, że okres przechowywania ewidencji naliczany jest od zakończenia objętego nią okresu, konieczne jest dokładne określenie tego terminu. Większość ewidencji prowadzonej przy pomocy tachografu cyfrowego przybiera formę miesięczną. Znaczy to tyle, że wymagany w ustawie okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowcy będzie liczony od końca każdego miesiąca kalendarzowego. Zasada ta obowiązuje również w wypadku ewidencji prowadzonej na podstawie dokumentów innych niż wydruk z tachografu cyfrowego. Jakie formy może przybierać ewidencja czasu pracy kierowców? Ustawa określa także w sposób szczegółowy formę, jaką może przybierać ewidencja. Dopuszczalne są następujące dokumenty: zapisy na wykresówkach wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego pliki elektroniczne pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego inne dokumenty potwierdzające czas pracy kierowcy i rodzaj wykonywanych przez niego czynności czynności rejestr opracowany na podstawie wyżej wymienionych dokumentów Warto zaznaczyć, że wszystkie dane z tachografu i karty kierowcy bądź wykresówki muszą być przechowywane przez minimum 12 miesięcy od daty zapisu. Czas przechowywania ulega wydłużeniu do 2 lub 3 lat w zależności od stosunku pracy kierowcy w sytuacji, gdy dane te zyskują walor ewidencji. Przechowywana ewidencja czasu pracy kierowcy powinna zostać wydana przez firmę transportową i przedstawiona na potrzeby odpowiednich organów pełniących funkcje kontrolne oraz na wniosek kierowcy, którego pracy dotyczy.

ewidencja czasu pracy kierowcy jak długo przechowywać